Turn key events: Een boodschap die je raakt! En hoe je dat bereikt…
- 4 min leestijd
Tegenwoordig is een evenement veel meer dan een kop koffie, een reeks PowerPoint-presentaties en afsluiten met een hapje en een drankje. Organisaties maken veel bewuster keuzes over hoe ze het budget van een evenement investeren in de doelgroep. Er zijn alleen zoveel factoren om rekening mee te houden. En er zijn nóg meer mogelijkheden en keuzes hoe het een en ander in te vullen. Dus wat is dan de juiste keuze?
De keuzes die je maakt, zijn afhankelijk van een aantal factoren: de inhoud, je doelgroep aan wie je het verhaal gaat vertellen en het doel van je evenement. En dan is er ook nog de vaak vergeten factor ‘what’s in it for me?’. Oftewel: wat wil de doelgroep eigenlijk horen over het onderwerp? Al deze factoren dien je kritisch te beoordelen en correct op elkaar af te stemmen. Want alleen als alles klopt, heeft het beoogde evenement meerwaarde voor de doelgroep.
Ook de vorm van het evenement is een veelomvattende factor. Met vragen als hoe je de boodschap gaat delen, zodat het voor de doelgroep interessant is en blijft. Wat is de juiste locatie, zodat het goed bereikbaar is, maar ook inspireert? Welke invulling is er nog meer noodzakelijk, zodat het past in de planning van de dag? Wie vertelt het verhaal, zodat je het publiek gefocust en betrokken houdt? Heel veel keuzes en mogelijkheden dus. En al die afhankelijkheden en antwoorden op de vorige vragen bepalen of je de boodschap vertaalt naar een beleving die je doelgroep raakt.
Laat je inspireren door succesverhalen
Bij Turn Key Business Events maken we deze vertaalslag aan de tekentafel om te komen tot een betekenisvol storytelling concept. Een verhaal dat klopt en de juiste snaar raakt, omdat de vorm en uitvoering tot in de puntjes op elkaar zijn afgestemd. Laat je inspireren door enkele succesvolle voorbeelden die wij gerealiseerd hebben.
The Wonder of You
Philips kwam met de vraag om een eventconcept neer te zetten, zodat de lifestyle-pers hun personal health producten in de diverse media onder de aandacht zou brengen. De focus van het evenement moest liggen op een virtuele ervaring, die wereldwijd uitgerold kon worden. Eén beleving, één verhaal, om ervoor te zorgen dat de gast zich speciaal en gehoord voelde. De briefing was om de doelgroep, de lifestyle-pers dus, verliefd te laten worden op het merk, waarbij de positionering en het verhaal centraal stonden. Dat resulteerde in een unieke evenementbeleving, genaamd ‘The Wonder of You’. Er is een concept neergezet waarbij met AR en VR een volledig gepersonaliseerde klantbeleving met oneindig veel nieuwe mogelijkheden is gerealiseerd.
The Wonder of You is een wereldwijd evenement waarin persoonlijk (live) contact met influencers en lifestyle-pers op een succesvolle manier gecombineerd is met high-end technologie, zonder daarbij een warme persoonlijke touch te verliezen. Integendeel, tijdens een indrukwekkende AR-, VR- en videobeleving was er juist volop tijd en ruimte voor een zeer persoonlijke beleving die door de deelnemers als hoogst bijzonder werd ervaren. De ervaring werd overal ter wereld uitgerold en is inmiddels uitgevoerd in 16 landen en 17 steden. Deze unieke ervaring, door het inzetten van de nieuwste technologie, waarbij het toch zo persoonlijk blijft, heeft geleid tot mooie successen. Met als kroon op het werk de winst van maar liefst twee Gouden Giraffe awards, in de categorieën ‘Brand events’ en ‘Innovatie award’.
Grand Opening
Ter gelegenheid van de opening van het nieuwe hoofdkantoor in Maastricht was dsm-firmenich voornemens een evenement te organiseren. Vanwege de diversiteit in de doelgroepen en de verschillende verwachtingen werd er al snel in het traject besloten om twee evenementen te organiseren. Namelijk de Grand Opening voor zakelijke VIP-gasten, waarbij de openingshandeling verricht zou worden door Hare Majesteit Koningin Máxima, en een Family & Friends Day voor medewerkers en buurtbewoners. Voor deze Family & Friends Day werd vooral gekozen om een laagdrempelig inloopprogramma te organiseren, zodat alle gasten een bezoekje konden inplannen op een moment dat voor hen uitkwam. Daarnaast was er voor de diverse doelgroepen van alles te zien en te beleven, en overheerste het welkome gevoel dat dsm-firmenich wil uitstralen naar haar medewerkers en de omgeving.
Voor de officiële Grand Opening waren er vele factoren die meespeelden in de complexiteit van het programma. Hoe onderscheid je jezelf van de vele openingsevenementen die zijn bijgewoond door het Koninklijk Huis? Hoe zorg je ervoor dat je een vernieuwend gezicht bent, dat de toekomst en met name de jeugd centraal staan bij een oudere zakelijke doelgroep? Hoe geef je iedereen een podium om op dat ene moment te spreken, terwijl de beschikbare tijd maar heel kort is? Uiteindelijk hebben we in een kort en pakkend programma alle elementen op precies de juiste manier samen laten komen. Het verhaal werd verteld door spoken word, een muzikale en bijna poëtische benadering van een zakelijke boodschap. Een door prachtige beelden ondersteunde rode draad die het verhaal vertelde van de unieke nieuwbouw, de fusie tussen twee bedrijven en de toekomstplannen van dsm-firmenich, maar ook een verhaal over dromen, gezondheid, liefde en het samen laten komen van oud en nieuw. Spoken word, afgewisseld met korte speeches, mini-interviews en een tot de verbeelding sprekende openingshandeling, leidde uiteindelijk tot een emotionele apotheose waar alles samenkwam tijdens een muzikaal slot. Een programma van 45 minuten dat iedereen in het hart raakte, precies zoals het was bedoeld.
Een verhaal dat klopt en de juiste snaar raakt
De boodschap verteld door eigen mensen, professionele sprekers, of juist door spoken word. Beelden die de essentie van het verhaal raken, waardoor de betekenis binnenkomt bij het publiek. Muziek die tot de verbeelding spreekt en extra diepgang creëert, muziek die je doet voelen wat je voor onmogelijk had gehouden. En dat allemaal samen zorgt voor ‘iets’ onvergetelijks en betekenisvol. Dat ‘iets’, dat is voor ons…
…een EVENT, een betekenisvolle beleving met een boodschap die je raakt!
